Omschrijving

Standplaats: Geleen | Salaris: € 2800,00 – € 3100,00 |

Onze opdrachtgever helpt al jarenlang bedrijven in de procesindustrie, de chemische industrie en de energiesector om te groeien en zich te ontwikkelen. Elke dag weer zó performen dat ánderen er beter door worden, dat is hun missie. Analyseren en optimaliseren om het resultaat van klanten te maximaliseren is het doel, zodat zij hun voorsprong kunnen behouden. En wij zijn opzoek naar een enthousiaste management assistent voor onze Frontoffice.

Management Assistent

Ben jij een wonder als Secretaresse en voel jij je helemaal thuis op de frontoffice van een afdeling? Ben je scherp, proactief en weet jij de juiste prioriteiten te stellen? Zorg jij dat alles op rolletjes verloopt? Nieuwsgierig? Lees dan verder en solliciteer!

Jouw uitdaging:

De Frontoffice is hét aanspreekpunt van het bedrijf. In het dagelijkse werk ligt de lat hoog en dat vraagt om een professionele organisatie. Het werk is afwisselend en deels ad hoc, wat vraagt om flexibiliteit en een goede planning. Wij willen slimmer werken en mensen in hun kracht zetten. Het bundelen van ondersteunende werkzaamheden biedt nog meer voordelen:

• Supportmedewerkers zijn breed inzetbaar en er kan efficiënter gewerkt worden
• Eén centraal aanspreekpunt voor onze (± 1000) medewerkers
• Afwisselend en dynamisch werk
• Vervanging/back-up is geregeld

Je werkt intensief samen met je collega’s binnen het ondersteunende team en samen coördineren jullie de verschillende werkzaamheden. Jij vervult één dag in de week de rol van Frontoffice medewerker binnen ons centrale team (roulatie). Deze dag sta jij in nauw contact met onze klanten en ben jij het eerste aanspreekpunt en visitekaartje van Sitech. Onze centrale Frontoffice is gecentraliseerd in ons hoofdgebouw.

Deze Frontoffice dag houd jij je vooral bezig met de ontvangst van bezoekers, het aannemen van de telefoon, verwerking van de post en hulp aan collega’s. De overige dagen wordt het werk verdeeld en wordt er uit één gezamenlijke mailbox intensief samengewerkt. Het is zodoende belangrijk dat je accuraat werkt.

Naast taken voor het Frontoffice krijg je ook de mogelijkheid om je op eigen taakgebieden te ontwikkelen. Wij proberen bij ieder in te zetten op de sterktes en op deze manier te enthousiasmeren om continu op te zoek te gaan naar verbeteringen binnen het team

Jouw taken op een rij:

Management assistant taken:

– Agendabeheer diverse managers en organisatie complexe vergaderingen;
– Opstellen, beantwoorden en verzenden van mails en telefoontjes;
– Verzorgen van de in- en externe communicatie in verband met het plannen van afspraken of het registreren van berichten;
– Ontvangen en screenen van inkomende telefoongesprekken;
– Postregistratie;
– Diverse administratieve en organisatorische taken;
– Ontvangen van in- en externe contacten en begeleiden van gasten;

Facilitaire en IT taken:

– Aanvragen hardware/software en telefonie;
– In- en uitdiensttredingen van medewerkers;
– Beheer werkkleding (Nedlin) en fietsen;
– Bestellen van kantoorartikelen;
– Organisatie zakenreizen (taxi, hotel, huurauto);
– Organisatie vergaderruimtes, locaties, catering, presentjes etc. (Facilitor)
– Bestelling producten en diensten en verwerking van facturen (SAP);
– Huisbaas gebouw, handyman, lockerbeheer, schoonmaak, meeting rooms;
– Toegangsregistratie (AEOS)

Jouw ideale achtergrond:

– MBO+/HBO achtergrond richting secretarieel;
– Kennis van Microsoft Office pakket (Outlook ++, Word +, Excel +, PowerPoint +);
– 32 tot 36 uur beschikbaar (bespreekbaar);
– Goed in teamverband kunnen werken;
– Communicatief vaardig;
– Nauwkeurig;
– Proactief;
– Prioriteiten kunnen stellen;
– SAP ervaring.

Wat kun je van ons verwachten:

– Je gaat deel uitmaken van een groeiende organisatie die volop in ontwikkeling is en waar jij ook de ruimte krijgt om jezelf verder te ontwikkelen;
– Je komt terecht in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is;
– Bij ons geldt er meer dan alleen werk. Wij zijn hard bezig aan onze vitality, zowel fysiek als mentaal. Zo zijn er vitality challenges;
– Een goede balans tussen werk en privé is erg belangrijk. Daarom hanteren wij flexibele werktijden;
– We bieden je een werkplek in Geleen waar je je snel thuis voelt;
– Behalve een goed salaris (van € 2800,00 – € 3100,00 bruto per maand o.b.v. fulltime) dat past bij de functie bieden we je goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Ben jij de management assistent die wij zoeken? Reageer dan snel!

#BaanHuisWeert